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Zeiterfassung – Zeit ist Geld

Zeiterfassung – Zeit ist Geld

Eigentlich sollte die detaillierte Aufzeichnung der geleisteten Arbeit von jedem Webworker fest in den Arbeitsablauf integriert werden. Doch leider schätzen viele Kollegen noch immer ihre geleistete Arbeitsstunden, nachdem ein Projekt abgeschlossen wurde. Oder sie peilen den Aufwand einer geplanten Webseite ohne Bezug auf bekannte Größen grob über den Daumen. Sascha Postner bricht eine Lanze für Stundenzettel und Zeiterfassung.

Gemälde (Ausschnitt): Hans Holbein d. J., Die Gesandten. 1533. National Gallery, London.

Größere Agenturen arbeiten im Regelfall mit Zeitkonten. Jeder Mitarbeiter führt Buch, für welchen Kunden und welches Projekt er wie lange an welchen Prozessen gearbeitete hat. Meist kommt dazu eine spezielle Software zum Einsatz, die im Netzwerk bzw. Intranet läuft, und quasi nebenbei die Zeiten erfasst. Kleiner Agenturen und selbstständige Webworker scheuen indes den zusätzlichen Aufwand, den diese Praxis vermeintlich mit sich bringt, und peilen lieber den geleisteten oder zu leistenden Arbeitsaufwand über den Daumen. Doch wer über seinen Schatten springt und die ungeliebten Stundenzettel in den Arbeitsprozess integriert, will die Vorteile, die die so erstellten Auswertungen mit sich bringen, nach kurzer Zeit nicht mehr missen.

Hilfe bei der Angebotserstellung

Webdesigner und -entwickler, die selbstständig tätig sind oder mit der Erstellung von Angeboten und Abrechnungen betreut werden, kennen die Schwierigkeit dieser Prozesse. Schnell kommen Fragen auf, die nicht immer trivial zu beantworten sind. Mit welchem Aufwand ist zu rechnen, wenn das Haus-CMS auf einem Windows-Server installiert werden soll? Regelmäßig wird der Aufwand für das Projektmanagement bei einem Kunden unterschätzt; ist hier vielleicht ein Aufschlag angebracht? Hatte der Grafiker nicht am letzten Wochenende wieder Extraschichten für das Projekt eingelegt? Während man sich in der Regel auf sein Bauchgefühl oder die Expertise der Kollegen verlassen muss, können die meisten solcher Fragen aufgrund historischer Daten der Zeiterfassung präzise und seriös beantwortet werden. Die Genauigkeit lässt sich darüber hinaus noch durch den Einbezug von Schätzschemata oder ähnlichen Hilfsmitteln steigern.

Ist mein Projekt effizient und gewinnbringend?

Sind die Arbeitszeiten dokumentiert, können zusätzlich bei pauschal abgerechneten Projekten nachträglich die Aufgaben ausfindig gemacht werden, die sich zu Zeitfressern oder Produktivitätsbremsen entwickelt haben. Ganz nebenbei fallen so auch Mitarbeiter oder Freelancer auf, die eher Hemmschuhfunktionen erfüllen. Beispielsweise wird in der Dokumentation deutlich, ob Teammitglieder für die gleichen Aufgaben unterschiedlich viel Zeit benötigen, oder bestimmte Aufgaben durch zuarbeitende Kollegen verzögert wurden. Für die Zukunft lassen sich dann Projektteams anders strukturieren und realistischere Deadlines oder Aufwandseinschätzungen abgeben, die nicht zuletzt den Stress während der Projektarbeit mindern.

Oft ist man rückwirkend auch überrascht, welche vom Kunden möglicherweise gar nicht priorisierten Detaillösungen den Arbeitsprozess übermäßig lange aufgehalten haben. Auch die bittere Erkenntnis, dass sich Projekt rückblickend nicht gerechnet hat, gehört zur Arbeitserfahrung dazu. Diese Einsicht hilft beim nächsten Projekt dabei, Schwerpunkte anders zu setzen und im Einzelfall Nachberechnungen zu rechtfertigen – oder bestimmte Projekte komplett abzulehnen.

Zusätzlich wissen es die Kunden zu schätzen, wenn dezidiert aufschlüsselt wird, welche Arbeitsschritte wieviel gekostet haben. Gerade bei Dienstleistungen, die nicht pauschal abgerechnet werden, sollte Transparenz gegenüber den Kunden zum guten Ton gehören. Die einzelnen Rechnungsposten mit konkreten Zeiten angeben und möglicherweise sogar vorab eine Übersicht aller Arbeitsschritte geben zu können, wirkt in jedem Fall seriös und professionell.

Tools zur Zeiterfassung

Je nach Größe des Projektteams bzw. der Agentur ist es möglicherweise ausreichend, eine zentrale Liste (kostenlose EXCEL-Vorlagen auf Englisch ) im Intranet zu führen. Viele Dienstleister bieten aber auch benutzerfreundliche Software an, die Papierlisten und EXCEL-Dateien überflüssig macht. Die meisten dieser Tools laufen in der Cloud und lassen sich so einfach bedienen, dass die Zeiterfassung nahtlos in die Arbeitsprozesse integriert werden kann und bisweilen sogar richtig Spaß macht. Wer schaut nicht gern der Kurve zu, die den in Rechnung zu stellenden Betrag darstellt?
Da viele dieser Programme kostengünstig oder sogar kostenfrei zu erhalten sind, gibt es eigentlich keine Ausreden mehr, die eigene und die Arbeit des Teams nicht genau zu protokollieren, und so Buchhaltung und Kunden von den Vorteilen profitieren zu lassen.

Tools zur Zeiterfassung

  1. mite (ab 5€ im Monat)
  2. toggl (kostenlos / ab 5$ im Monat)
  3. Kimai (kostenlos / OpenSource)
  4. Klok (kostenlos / 15,99$)
  5. SlimTimer (kostenlos)

Einen Artikel, der die beiden Zeiterfassungsdienste mite und toggl vorstellt, findet ihr im Webstandardsmagazin 07/10 und in Saschas Blog.

Gemälde (Ausschnitt): Hans Holbein d. J., Die Gesandten. 1533. National Gallery, London.

Kommentare

Stefan Wild
am 21.12.2010 - 09:19

Für den Mac kann ich noch TimeLog von Mediaatelier (http://www.mediaatelier.com/) empfehlen. Das ist recht günstig und integriert sich gut in das außerordentlich angenehme GrandTotal (aus gleichem Hause) zum Rechnungen schreiben.

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kai
am 21.12.2010 - 09:27

Hallo,

guter Artikel, Danke.
Aber in eurer Aufstellung von Zeiterfassungen fehlt:
'b:on time'. Die darf man eigenlich nicht mehr ignorieren auch wenn die immernoch an Dokumentation sparen.

mfg
kai

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Peter
am 21.12.2010 - 09:54

Das geht auch, zumindest für uns "Kleinen", oder bei geringen Ansprüchen:

TimeTool

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Patrick Gerhold
am 21.12.2010 - 10:17

Schöner Artikel,

motiviert mal wieder konsequenter Zeiterfassung zu betreiben. Das schläft gerne mal wieder ein, nach dem Motto "Ach ich weis ja ungefähr wielange ich dran gesessen habe"

Gerade Klok hört sich wirklich gut an, für einmalig 15,99$ kann man hier nicht meckern.

Ich habe bisher das kostenlose TimeTracker für Mac verwendet:
http://www.slooz.com/trinkets.php?proj=timetracker

Gruß

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Steph
am 21.12.2010 - 10:32

Ein hervorragendes Tool ist auch Billings http://marketcircle.com/billings/ in erster Linie ein Rechnungsprogramm mit integrierter Zeiterfassung. Auch gibt es eine kombinierbare mobile Version für das IPhone. Ich nutze die Kombination Rechnungen und Timer seit Jahren und finde die Arbeitsabläufe sehr stimmig.

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Jo Schneider
am 21.12.2010 - 10:38

Ich nutze auch seit Jahren TimeLog auf dem Mac, was ich sehr empfehlen kann.

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Bert Kößler
am 21.12.2010 - 22:44

Ich kann auch MakeSomeTime wärmstens empfehlen. Das ist auf das Allernötigste reduziert und reicht damit für Einzelkämpfer allemal. Sieht gut aus und kostet nix.

Das integrierte Rechnungsfeature ist nett, aber für uns nicht zu gebrauchen, da das System eher nur für den englischsprachigen Raum gedacht ist.

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Jochen Drechsler
am 21.12.2010 - 23:45

Ich benutze seit Jahren AllNetic Working Time Tracker.
Es ist kein besonders "modernes" Programm. Aber es merkt, wenn ich gerade nichts mehr am Rechner mache (weil ich z. B. telefoniere usw.). Diese Zeit, die ich nicht produktiv oder anderweitig verbracht habe, kann ich wahlweise einem anderen Projekt zuordnen.

Diese Funktionalität ist mir bisher von keinem anderen Programm bekannt.
Oder täusche ich mich da?

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Sascha Postner

Sascha Postner (Autor)
am 22.12.2010 - 10:45

Vielen Dank für die hervorragenden Ergänzungen und Tipps. Da ist sicherlich für jeden was dabei.

Viele Grüße Sascha

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Thomas
am 22.12.2010 - 14:14

Wir benutzen mite nun schon einige Monate. Ein wirklich gutes und schnell bedienbares Tool.

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Wojti
am 23.12.2010 - 08:05

Sehr hilfreicher Artikel mit nützlichen weiterführenden Links zu praktischen Zeiterfassung Tools. Die Zeiterfassung ist für ein effizientes Arbeiten und Optimieren unabkömmlich. Vielen Dank.

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Thorsten Born
am 23.12.2010 - 15:19

Bei mir ist schon länger Xpert-Timer im Einsatz (Desktop/Windows) und kann wirklich viel.

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Christian
am 23.12.2010 - 20:07

Vielen Dank für den Artikel.

Ich nutze das OpenSource-Tool timeedition http://www.timeedition.com/de/features/index.html

Gruß
Christian

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Papa Bodehase
am 23.12.2010 - 20:52

Noch ein Service darf man IMHO nicht vergessen, der absolut genial ist: paymo http://www.paymo.biz/

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Nils
am 24.12.2010 - 02:21

Ich nutze seit einiger Zeit Codebase, eine integrierte Repository-, Bugtracker-, Wiki-, und Zeiterfassungs-Lösung.

Die Zeiterfassung stellt dabei keine Stoppuhr bereit sondern bietet lediglich an, bei jedem Bug-Update, Commit oder aber gänzlich manuell die Arbeitszeit einzugeben.

Ich gehe dabei meist den manuellen Weg und nutze bei kurzen Aufgaben die Stoppuhr am Handgelenk.

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Michael
am 01.01.2011 - 17:14

Hier finde ich das Problem der Zeiterfassung mal schön in Worte gefasst.

Ich nutze die App DueTime und Zeiterfassung wird endlich praktikabel. Der Unterschied zwischen gefühltem und tatsächlichen Aufwand ist manchmal schon erstaunlich.

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Jakob
am 10.01.2011 - 14:38

Hallo,

für unsere Agentur ist es wichtig, dass bei der Zeiterfassung die unterschiedlichen internen und externen Stundensätze einer Leistung und eines Mitarbeiters berücksichtigt werden.

Wir haben zum Jahreswechsel unser anfänglich für den internen Gebrauch entwickelte System als "Software as a Service" gelauncht.

cronsync - webbasierte Zeiterfassung und Abrechnung

www.cronsync.com

Webbasierte und teamfähige Zeiterfassung, flexible Zeiterfassungseinstellungen, interne und externe Stundensätze für Mitarbeiter und Kunden, umfangreiches Rechtemanagement für feste und externe Mitarbeiter.
Rechnungen können mehrsprachig in skalierbarer Informationstiefe automatisch erstellt werden.

Es gibt eine Demo und eine Videotour.

cronsync kann bis 1. Juli 2011 kostenlos getestet werden.

Wir freuen uns auf Feedback!

Beste Grüße, Jakob

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Daniela
am 12.01.2011 - 19:24

@Jochen Drechsler:
Der Xpert-Timer biete auch eine "Pause bei Untätigkeit" Funktion.

@Thorsten Born: Freut mich, dass Sie mit dem Xpert-Timer zufrieden sind :)

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